○三原村議会事務局処務規程
昭和38年10月1日
議会規程第1号
(趣旨)
第1条 この規程は、三原村議会事務局(以下「事務局」という。)の組織及び処務に関し必要な事項を定めるものとする。
(事務局長)
第2条 事務局長は、議長の命を受け、事務を処理する。
(組織)
第3条 事務の掌理は、おおむね次のとおりとする。
(1) 議長及び副議長の秘書に関すること。
(2) 議員の身分及び福利厚生に関すること。
(3) 予算、決算、会計及び諸給与に関すること。
(4) 文書の収発、編さん及び保存に関すること。
(5) 公印の管理に関すること。
(6) 諸規程の制定又は改廃に関すること。
(7) 本会議に関すること。
(8) 常任委員会及び特別委員会に関すること。
(9) 議員総会に関すること。
(10) 会議の傍聴に関すること。
(11) 会議録及び委員会記録に関すること。
(12) 議案、請願及び陳情に関すること。
(13) 会議の結果の報告に関すること。
(14) 議会図書室に関すること。
(15) 議会資料に関すること。
(16) 前各号に定めるもののほか、議事及び調査に関すること。
(決裁)
第4条 全ての事案は、所定の手続を経た後、議長の決裁を受けて施行しなければならない。
(1) 重要と認めるもの
(2) 異例に属し、又は先例となるおそれがあるもの
(3) 紛議若しくは論争があるもの又は処理の結果、紛議若しくは論争を生ずるおそれがあるもの
(4) 前3号に掲げるもののほか、議長において事実を了知しておく必要があると認めるもの
(収受文書の取扱い)
第6条 収受文書は、次の区分によって処理しなければならない。
(1) 親展文書その他開封を不適当と認める文書のほかは、開封して日付印を押し、主務係に配付すること。
(2) 親展文書は、日付印を押し、封かんのまま事務処理簿に記載して、名宛人に配付すること。
(3) 現金又は金券のついた文書は、その文書の余白に、金額又は金券の種類及び券面額を記入し、事務処理簿に記入し、名宛人に配付し、受領印を徴すること。
(文書の処理)
第7条 文書の配付を受けたときは、速やかに処理し、上司の決裁を受けなければならない。
2 重要又は異例に属する文書は、その処理につき上司の指揮を受けなければならない。
(文書の浄書及び発送)
第8条 決裁済の文書で、発送しなければならないものは、浄書校合し、番号を記入の上、公印を押して発送しなければならない。
2 発送済の文書には、施行年月日を記入して、主務係に返付しなければならない。
(文書の編さん及び保存)
第9条 完結又は使用済みの文書(以下「完結文書」という。)は、編さんし、保存しなければならない。
2 完結文書の保存年限及び分類は、別表によらなければならない。
(備品台帳等の備付け)
第10条 備品台帳及び図書台帳を備えて、その保管整理状況を明確にしなければならない。
(服務)
第11条 職員の執務時間、休暇、勤務条件等については、村長部局の例による。
(復命)
第12条 出張を命ぜられた職員は、帰庁後速やかに口頭をもって報告し、5日以内に復命書を提出しなければならない。ただし、軽易な事件については、復命書の提出を省略することができる。
(事務の引継ぎ)
第13条 出向、配置換、退職又は休職の場合は、担任事務で説明を要するものは、速やかに説明書を添えて後任者又は上司の指名した者に引き継がなければならない。
(非常の場合)
第14条 職員は、議場又はその付近に火災その他の非常事態のあることを知ったときは、直ちに登庁し、上司の指揮を受け、急迫の場合は、適宜の処置をしなければならない。
(雑則)
第15条 この規程により難い事情があるときは、議長の決裁を経て特別の取扱いをすることができる。
附則
この訓令は、昭和38年10月1日から適用する。
別表(第9条関係)
第1種 (永久保存)
1 議会会議録の正本及び議決、議案等に関する文書
2 条例、規則、通達等で例規となるもの
3 原簿、台帳等の簿冊で重要なもの
4 統計で重要なもの
5 前各号に掲げるもののほか、永久保存の必要があると認める文書
第2種 (10年保存)
1 委員会記録及び議長会等の記録文書
2 通達等でやや重要な文書
3 報告、届出、復命、調査等の文書でやや重要なもの
4 請願及び陳情の文書
5 前各号に掲げるもののほか、10年間保存の必要があると認める文書
第3種 (2年間保存)
1 通達等で重要でないもの
2 原簿、台帳等の簿冊で重要でないもの
3 会計上の文書及び帳簿で決算を終わったもの
4 報告、届出、復命、調査等の文書で重要でないもの
5 旅行命令(依頼)簿
6 出勤簿
7 前各号に掲げるもののほか、2年間保存の必要があると認める文書