第1条　三原村役場本庁(以下「本庁」という。)における文書事務の取扱いについては、別に定めるもののほか、この規程の定めるところによる。

第2条　この規程で「文書］とは、本庁において収受し、発送し、又は保管する全ての文書をいう。

(文書事務取扱いの原則)

第3条　文書事務の取扱いは、正確、迅速かつ丁寧に行い、もって事務能率の向上に務めなければならない。

(課長の責務)

第4条　課の長等(以下「課長等」という。)は、常にその課における文書事務の取扱いが文書事務取扱いの原則に従がって行われるよう努めなければならない。

(文書取扱いの責任区分)

第5条　文書取扱いの責任区分は、特別の定めがある場合を除くほか、次に掲げるとおりとする。

(帳票等)

第6条　文書事務の取扱いに必要な帳票等及び印は、別表第1のとおりとする。

(職員以外の者の文書の閲覧)

第7条　文書は、職員以外の者に謄写若しくは閲覧をさせ、又はその写しを与えてはならない。ただし、村長の許可を得たときは、この限りでない。

(文書の庁外持ち出し)

第8条　文書は、本庁外に持ち出してはならない。ただし、当該文書を保管する課長等の許可を受けたときは、この限りでない。

(文書の文書記号及び番号)

第9条　文書には、課ごとに村名を冠した文書記号及び文書番号(以下「文書記号等」という。)を付けなければならない。ただし、次に掲げる文書については、この限りでない。

(条例等の記号及び番号)

第10条　条例、規則、告示及び規程には、その種類ごとに記号及び番号を付けるものとする。

(文書分類記号及び保存年限)

第11条　文書には、文書分類記号及び保存年限を記載しなければならない。ただし、部外者に対する文書については、この限りでない。

(公印の押印等)

第12条　事案を文書によって施行する場合は、その施行する文書に公印を押印しなければならない。ただし、次に掲げるものには、公印を押印しないものとする。

(公印の使用)

第13条　公印を押印するときは、その押印しようとする文書に当該決裁文書を添えて、当該公印を保管する課の長又は当直員に提示し、審査を受けなければならない。

(公印の事前押印の手続等)

第14条　第12条第2項ただし書の承認を得ようとするときは、主務課長等は、公印事前押印承認願により村長の承認を得なければならない。

(公印の刷り込み)

第15条　公印は、刷り込むことができない。ただし、村印及び村長印は、当該公印を使用する証票で、これに該当公印を押印することが著しく事務に支障を来すと認められるものに限り、村長の承認を得て刷り込むことができる。

(総務課における文書の収受及び交付)

第16条　本庁に到着した文書は、第5条の規定により特別の定めをするもののほか、総務課において収受し、親展のもの、秘密のもの及び電報(以下「親展文書」という。)にあっては封をしたまま、親展文書以外のものにあっては開封閲覧し、次の各号に掲げる区分に従い、当該各号に定める方法により交付しなければならない。

(主務課における文書の収受及び交付)

第17条　主務課長等は、文書の交付を受けたときは、自ら処理するもののほか、その処理方針を示して主務係長に交付しなければならない。

(休庁日及び執務時間外に到着した文書の収受及び交付)

第18条　休庁日及び執務時間外に到着した文書の収受及び交付は、当直者が取り扱うものとし、三原村職員服務規程(昭和56年三原村規程第3号)の定めるところによる。

(収受すべきでない文書)

第19条　本庁に到着した文書で収受すべきでないものについては、総務課において返送その他必要な処理をとらなければならない。

(郵便料金の不足又は未納の文書)

第20条　郵便料金の不足又は未納の文書は、官公署から発送されたもの又は総務課長が必要と認めたものに限り、その不足又は未納の料金を支払い、これを収受することができる。

(主管に属しない文書)

第21条　各課等において、その主管に属さない文書が交付されたときは、直接他の課に転送することなく、その旨を当該文書に付箋を付して、課長等が押印の上、総務課へ返付しなければならない。

(収受の手続を経ない文書)

第22条　主務課等において第16条第1項第2号又は第3号の規定による処理を受けない文書を受け取ったときは、直ちに、当該文書を総務課に送付し、同項第2号又は第3号の規定による処理を受けなければならない。

(電話等による聴取)

第23条　各課において電話又は口頭で受理した事案のうち重要なものは、聴取書に記載して取り扱わなければならない。

(起案文書の作成)

第24条　起案文書は、起案用紙を用いて作成しなければならない。ただし、次の各号に掲げるものの起案については、当該各号に定めるところによることができる。

(起案文書の訂正)

第25条　起案文書の記載事項を訂正したときは、訂正者は、原則としてその箇所に認め印を押印しなければならない。

(起案文書の持ち回り等)

第26条　起案文書で事案が重要なもの、事案が秘密を要するもの又は事案について説明を要するものは、起案者又はその上席の職員が当該起案文書を自ら持ち回って決裁を受けなければならない。

(主務課長等の合議)

第27条　起案文書の事案が他課等の主務事務に関係のあるものは、主務課長等の意思決定を経た後、当該関係課長等に合議しなければならない。

(文書の審査)

第28条　次に掲げる事案に係る起案文書は、主務課長等の意思決定を経た後、他の課に関係のあるものは、更に当該関係課等の合議を経て、総務課の審査を受けなければならない。

(秘密文書の表示)

第29条　秘密文書には「極秘」、「秘」又は「部外秘」の文字を朱書で表示しなければならない。

(決裁年月日の記載)

第30条　決裁文書には、決裁した者において決裁年月日を記載するものとする。

(処理中文書の処理促進)

第31条　総務課長は、随時、文書受付簿の記載に係る処理中の文書の処理状況を調査し、処理の促進を図らなければならない。

(処理中の文書の整理)

第32条　主務課長等は、処理中の文書を全て一定の箇所に集め、適宜分類整理しておかなければならない。

(浄書及び照合)

第33条　決裁文書の浄書は、原則として主務課等において行う。ただし、特別のものは、総務課長の承認を得て、総務課において浄書するものとする。

第34条　決裁文書の浄書は、正確、明瞭に行わなければならない。

(主務課における文書の施行手続)

第35条　主務課長等は、決裁済の文書で発送を要するものは、次の各号に掲げる区分に従い、当該各号に定める処理をして総務課に送付しなければならない。

(総務課における文書の施行手続)

第36条　総務課は、前条の規定により決裁文書等の送付を受けたときは、次の各号に掲げる区分に従い、当該各号に定める処理をしなければならない。

(電話による施行)

第37条　決裁文書を電話で施行するときは、村長が定める手続によるものとし、施行後、主務課等において当該決裁文書に施行年月日を記載しなければならない。

(休庁日及び執務時間外における文書の施行)

第38条　休庁日及び執務時間外において決裁文書を施行するときは、当直者が処理しなければならない。

(主務課における保管)

第39条　事案の処理が完結した文書で保存年限の満了しないもの(以下「完結文書」という。)は、原則として当該事案の完結した日の属する会計年度の翌会計年度の終了の日まで、主務課長等において保存管理するものとする。

(書庫における保管)

第40条　前条第1項に定める期間を経過した完結文書は、当該完結文書の保存年限が満了する日まで主務課等において保存管理するものとする。

(総務課への引継ぎ)

第41条　主務課長等は、永久保存文書が完結したときは、速やかに文書引継書を作成し、当該完結文書に添付して総務課長に引き継がなければならない。

(耐火書庫への収蔵)

第42条　総務課長は、前条の規定により、永久保存すべき完結文書の引継ぎを受けたときは、当該完結文書の整理の適否を審査し、適当と認めたものについて、耐火書庫に収蔵しなければならない。

(耐火書庫に収蔵した完結文書の閲覧)

第43条　耐火書庫に収蔵した完結文書は、総務課長の承認を得なければ、閲覧し、転写し、又は持ち出すことができない。

(書庫の管理)

第44条　書庫又は耐火書庫は、総務課長が管理し、その管理に当たっては、次に掲げる事項に留意しなければならない。

(文書の廃棄)

第45条　完結文書の保存年限が満了したときは、耐火書庫に収蔵したものにあっては文書引継書にその旨記載した上、総務課長において、その他のものにあっては主務課長等において廃棄するものとする。

(廃棄文書の処理)

第46条　前条の規定により文書を廃棄する場合に当該廃棄文書中に印影等移用のおそれのあるもの又は他にみせてはならないものは、塗り消し、若しくは切り取り、又は焼却しなければならない。

(出先機関の文書取扱い)

第47条　三原村役場本庁以外の出先機関(以下「出先機関」という。)における文書事務の取扱いについては、この規程に準じて行わなければならない。